Opportunità di servizio
Assistente amministrativo
Una persona con mentalità amministrativa sarà coinvolta nell’assistenza per le esigenze di routine dell’entità aziendale del ministero negli Stati Uniti e manterrà anche i contatti con gli altri collaboratori che svolgono varie responsabilità come volontari. L’assistente amministrativo fungerà da collegamento tra i vari volontari e la scuola in Italia.
– Competenze sociali e amministrative per monitorare le responsabilità dei volontari e fornire assistenza quando necessario;
– Competenze di base nell’organizzazione e nella scrittura, necessarie per assistere il Consiglio del Ministero negli Stati Uniti, ad esempio inviando promemoria e prendendo appunti durante le riunioni;
– Competenze informatiche di base per l’elaborazione di testi e l’uso di fogli di calcolo;
– Capacità di registrare e monitorare transazioni finanziarie di base in un foglio di calcolo o, eventualmente, utilizzando un software contabile come QuickBooks.
– Mantenere contatti regolari con i vari volontari in Nord America scrivendo email periodiche per verificare i loro progressi nel raggiungimento degli obiettivi e per identificare eventuali problemi o necessità;
– Effettuare versamenti periodici di assegni sul conto bancario del ministero negli Stati Uniti e monitorare le transazioni automatiche accreditate o addebitate sul conto;
– Fornire aggiornamenti finanziari periodici al Consiglio del Ministero negli Stati Uniti e prendere appunti durante le riunioni del Consiglio che si tengono una o due volte all’anno;
– Inviare promemoria ai membri del Consiglio riguardo alle date delle prossime riunioni;
– Collaborare con altri professionisti o enti fornitori di servizi nella gestione complessiva e negli adempimenti legali del Ministero negli Stati Uniti.
Sulla base delle seguenti ipotesi, si stima che l’Assistente Amministrativo dovrà dedicare circa 2 ore a settimana, ovvero 10 ore al mese. Tuttavia, ci saranno responsabilità aggiuntive nei uno o due mesi all’anno in cui si riunisce il Consiglio del Ministero negli Stati Uniti:
– 1,5 ore a settimana per depositare assegni di donazione e monitorare le transazioni finanziarie del Ministero negli Stati Uniti;
– 2 ore al mese per monitorare i progressi e assistere nella gestione degli altri volontari del ministero;
– 2 ore al mese per altre attività amministrative;
– 4 ore al mese nei mesi in cui si tiene la riunione del Consiglio del Ministero negli Stati Uniti.